ASIAKAS- JA VERKKOSIVUREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Tämä tietosuojaseloste kattaa Oy Kendall Ab:n asiakasrekisterin sekä verkkosivuston (kendall.fi) kävijöiden henkilötietojen käsittelyn. Seloste täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) mukaisen informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Oy Kendall Ab

Vilkuntie 2, 26100 Rauma

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Oy Kendall Ab / Pauli Tuomola

Vilkuntie 2, 26100 Rauma

Puh. 045 118 7830

Sähköposti: pauli.tuomola@kendall.fi

Tietosuojavastaava:

Pauli Tuomola

Vilkuntie 2, 26100 Rauma

Puh. 045 118 7830

Sähköposti: pauli.tuomola@kendall.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat:

  • Asiakkaat, jotka tilaavat tuotteita verkkokaupasta tai ottavat yhteyttä yritykseen.

  • Sivuston www.kendall.fi selaajat ja verkkosivuvierailijat (evästeiden ja seurantateknologioiden osalta).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Käsittelyn oikeusperusteet:

  • Sopimus: Asiakassuhteen hoitaminen, tilausten toimittaminen ja laskutus

  • Lakisääteinen velvoite: Kirjanpito- ja veroasioiden hoito

  • Oikeutettu etu: Asiakasviestintä, asiakassuhteen ylläpito sekä yrityksen toiminnan ja palvelujen kehittäminen

  • Suostumus: Ei-välttämättömien evästeiden käyttö sivustolla, kuten sivuston analytiikka sekä kohdennettu markkinointi ja mainonta

Käsittelyn käyttötarkoitukset:

  • Asiakassuhteen ylläpito, tilausten käsittely, toimitus ja asiakaspalvelu.

  • Palveluista ja tuotteista tiedottaminen sekä uutiskirjeviestintä.

  • Verkkosivuston käytettävyyden, kävijämäärien ja teknisen toimivuuden mittaaminen ja analysointi (Google Analytics).

  • Digitaalisen viestinnän ja mainonnan kohdentaminen, uudelleenmarkkinointi (retargeting) sekä mainonnan tehokkuuden mittaaminen (Google Ads, Meta Pixel).

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Tilaus- ja asiakastiedot:

  • Nimi

  • Osoite

  • Sähköpostiosoite

  • Puhelinnumero

  • Yritysasiakkaan yritysnimi ja Y-tunnus

  • Ostohistoria ja tilattujen tuotteiden tiedot

  • Maksutapa- ja laskutustiedot

Verkkosivuston käyttöä koskevat seurantatiedot (evästeet ja seurantakoodit, mikäli käyttäjä on antanut suostumuksensa):

  • IP-osoite (anonymisoituna tai pseudonymisoituna)

  • Selaintyyppi, käyttöjärjestelmä ja laitetiedot

  • Sivustolla suoritetut toiminnot (tarkastellut sivut, lisäykset ostoskoriin, ostotapahtumat ja vierailun kesto)

  • Evästeiden luomat yksilölliset tunnistetiedot ja mainostunnisteet

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle:

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröity voi tarkistaa hänestä tallennetut henkilötiedot.

  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröity voi pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.

  • Vastustamisoikeus: Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

  • Suoramarkkinointikielto: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin milloin tahansa.

  • Poisto-oikeus (”oikeus tulla unohdetuksi”): Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista, jos käsittelylle ei enää ole laillista perustetta. Huomioithan, että lakisääteisen velvoitteen (kuten Kirjanpitolain 10 vuoden säilytysvelvollisuus tilaus- ja laskutustiedoille) alaisia tietoja ei voida poistaa ennen säädetyn määräajan päättymistä.

  • Suostumuksen peruuttaminen: Jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen (esim. analytiikka- ja markkinointievästeet), rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa sivuston alalaidassa olevan ”Evästeasetukset”-linkin kautta tai tyhjentämällä evästeet selaimestaan.

  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröity voi vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteessa, jossa tietojen oikeellisuus on kiistetty.

  • Valitusoikeus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo henkilötietojen käsittelyn rikkovan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (www.tietosuoja.fi).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Asiakkaan itsensä ilmoittamat tiedot tilaus- ja yhteydenottolomakkeiden kautta tai asiakassuhteen aikana.

  • Verkkosivuston selaamisen yhteydessä automaattisesti kerättävät tiedot evästeiden ja vastaavien seurantateknologioiden (Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel) kautta, käyttäjän antaman nimenomaisen suostumuksen mukaisesti.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan ainoastaan palvelun toteuttamisen ja määriteltyjen käyttötarkoitusten vaatimassa laajuudessa seuraaville vastaanottajaryhmille:

  • Logistiikka- ja kuljetuskumppanit tilausten toimittamista varten.

  • Maksunvälityspalvelut verkkomaksujen suorittamista varten.

  • IT- ja järjestelmäpalveluntarjoajat (esim. verkkokauppa-alusta, palvelinhallinta ja taloushallinto-ohjelmisto).

  • Analytiikka- ja markkinointipalvelujen tarjoajat (Google Ireland Ltd ja Meta Platforms Ireland Ltd) sivustokäynnin mittaamiseen ja mainonnan kohdentamiseen niiltä osin kuin käyttäjä on hyväksynyt näiden evästeiden käytön.

Tietoja ei myydä tai luovuteta kolmansille osapuolille heidän omiin, itsenäisiin markkinointitarkoituksiinsa.

8. Käsittelyn kesto

  • Asiakastiedot: Säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan ja sen jälkeen tarvittavan ajan mahdollisten takuu- tai kuluttajansuojavelvoitteiden täyttämiseksi.

  • Kirjanpitoaineisto: Säilytetään Suomen kirjanpitolain edellyttämä aika (10 vuotta tilikauden päättymisestä).

  • Sähköpostimarkkinointi: Yhteystiedot säilytetään markkinointilistalla, kunnes rekisteröity peruuttaa uutiskirjeen tilauksen viestin alalaidassa olevan peruutuslinkin kautta.

  • Eväste- ja seurantatiedot: Evästetietoja säilytetään työkalukohtaisesti (muutamasta viikosta enintään 24 kuukauteen) tai kunnes käyttäjä tyhjentää evästeet selaimestaan taikka peruuttaa suostumuksensa evästeasetuksista.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein:

  • Sähköiset tiedot säilytetään suojatuilla palvelimilla, joiden pääsy on rajattu vain niille Oy Kendall Ab:n työntekijöille ja valtuutetuille yhteistyökumppaneille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.

  • Järjestelmät ja laitteet on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin, palomuurein ja tarvittaessa monivaiheisella tunnistautumisella.

  • Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

10. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Oy Kendall Ab:n henkilöstöön kuuluvat työntekijät.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä myös ulkopuolisia alihankkijoita (kuten ohjelmistotarjoajat, tilitoimisto, verkkomarkkinointikumppanit sekä Google ja Meta). Varmistamme, että kaikki yhteistyökumppanit käsittelevät henkilötietoja luottamuksellisesti, annettujen ohjeiden ja GDPR:n mukaisesti.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja käsitellään pääsääntöisesti EU- ja ETA-alueen sisällä.

Käyttäessämme kansainvälisiä analytiikka- ja markkinointipalveluita (kuten Google ja Meta) tietoja voidaan siirtää tai käsitellä myös Euroopan talousalueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Oy Kendall Ab ei tee sellaista GDPR:n artiklan 22 mukaista automatisoitua päätöksentekoa, jolla olisi rekisteröidylle oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Sivustolla suoritetaan profilointia kohdennetun mainonnan ja uudelleenmarkkinoinnin (remarketing/retargeting) toteuttamiseksi Google Adsin ja Meta-pikselin avulla. Tässä analysoidaan käyttäjän selauskäyttäytymistä, jotta hänelle voidaan näyttää häntä mahdollisesti kiinnostavia tuotteita ja mainoksia Metan (kuten Facebook ja Instagram) tai Googlen mainosverkostoissa.